¿Qué cambios implica en una organización un proyecto de implementación de un ERP?

 Los sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) ofrecen gran potencial para lograr mejorar la manera de hacer negocios. Al proveer información precisa y en tiempo real a lo largo de la cadena de suministro, un sistema ERP puede ayudar a la empresa a ser más competitiva.

Las empresas pueden focalizarse demasiado en reemplazar los sistemas y funcionalidad que éstos actualmente cubren, dejando así de lado las aptitudes que el nuevo sistema ERP puede brindarles. Sin embargo, lo primordial debe ser optimizar los procesos existentes y complementarlos con la funcionalidad que brinda el sistema. Se debe ver la implementación como una transformación en la forma en la que la empresa hace negocios.

Previamente a que el proyecto de implementación ERP comience, la dirección debe definir objetivos claros para lograr una visión a través de la cuál la empresa va a operar con el nuevo sistema. Estas expectativas deben ser claramente comunicadas a todos los niveles de la organización. Sin un entendimiento claro de porque la empresa está implementando un nuevo sistema, los empleados tienden a resistirse al cambio.

Un sistema ERP cambiará el modo actual de operación dentro y entre funciones. Generalmente tenemos una tendencia natural a encontrarnos cómodos con nuestro status quo y podemos mostrarnos temerosos ante cualquier cambio causado por un nuevo sistema. 

Es imprescindible asegurar la aceptación del nuevo sistema por parte de los usuarios e incrementar su participación en el éxito del programa. Una de las maneras más simples de lograr esto es permitir que aquellos que utilicen más el sistema formen parte del equipo de implementación como “usuarios claves”. Esto ayudará tanto a romper barreras al cambio como también lograr comodidad con la aplicación.

También se deberá impartir una amplia capacitación y educación al personal de IT, para aumentar la base de conocimientos del equipo que será responsable de mantener el sistema.

El objetivo del proveedor debe ser ayudar a sus clientes a optimizar los procesos de negocio, logrando un mejor conocimiento y control de la empresa, proporcionando beneficios duraderos por medio de la automatización de los procesos. Los consultores deben aportar valor al negocio, más allá de la implementación tecnológica, y contar con una amplia experiencia en implementaciones de soluciones y una constante capacitación orientada a maximizar los resultados.