Las mejores prácticas para la implementación exitosa de un ERP

Pecado Número 2: “Falta de compromiso de la dirección”

Si los ejecutivos no están fuertemente comprometidos con el sistema, si no preveen y planean los cambios o no participan activamente en la implementación, probablemente ésta fracase. La dirección a menudo tiende a delegar la implementación al personal de menor jerarquía. En consecuencia, se puede perder noción del alcance, tamaño y aspectos técnicos del proyecto. La dirección debe ver la implementación como una transformación en la forma en la que la empresa hace negocios.

Además, la implementación del ERP no puede verse únicamente como un proyecto IT. Si así fuera, nunca lograría mostrar todas sus aptitudes, no se alinearía con los procesos de negocios y el personal se resistiría a usar el software.

Mejor Práctica: Asegurar un compromiso TOP-DOWN

Las iniciativas a gran escala requieren compromiso de la dirección.
Previamente a que el proyecto de implementación del ERP comience, la dirección debe definir objetivos claros para lograr una visión a través de la cuál la empresa va a operar con la tecnología en funcionamiento.

Estas expectativas deben ser claramente comunicadas a todos los niveles de la organización. A menudo, los empleados no comprenden los planes estratégicos y cómo éstos se ven afectados por su desempeño. Sin un entendimiento claro de porque la empresa está implementando un nuevo sistema, los empleados tienden a resistir el cambio y encuentran la manera de mantener el status quo. Sin el compromiso de toda la organización las aptitudes del sistema ERP jamás se verán desarrolladas en su totalidad.

Es imprescindible asegurar la aceptación del nuevo sistema por parte de los usuarios e incrementar su participación en el éxito del programa. Una de las maneras más simples de lograr esto es permitir que aquellos que utilicen más el sistema formen parte del equipo de diseño base. Esto ayudará tanto a romper barreras al cambio como también lograr comodidad con la aplicación.

Pecado Número 3: “No dedicar tiempo a la selección del sistema ERP”

 Algunas de las fallas más graves en la implementación de un sistema ERP radican en que las aptitudes y necesidades del nuevo sistema no concuerdan con los procesos y procedimientos del negocio ya existente. Una selección pobre tiene lugar cuando la empresa no ha desarrollado adecuadamente una definición de los requisitos funcionales o cuando el equipo del proyecto ERP no se toma el tiempo de desplazarse por las ventanas del sistema – lo que se haría en el curso de un día normal de trabajo – para descubrir si las características del software se adaptan a las necesidades.

Para muchos equipos de selección de ERP resulta tentador seleccionar un vendedor conocido. Encuentran cierta seguridad en la popularidad del software y la reputación del vendedor. Sin embargo, el éxito en la implementación del ERP significa, más que un nombre popular. Depende de un vendedor que ofrezca experiencia sólida sobre cómo instalar el software, alguien que conozca los problemas que pueden surgir y cómo manejarlos efectivamente. Mientras un vendedor conocido puede alardear haber hecho miles de instalaciones, un socio implementador (Partners o distribuidor) puede haber hecho sólo unas pocas en comparación.

 Mejor Práctica: Seleccionar el ERP y el implementador correcto

 Las empresas tienen numerosas opciones a la hora de seleccionar un sistema
ERP. Mientras muchos paquetes tienen similitudes, existen también diferencias sustanciales. Debido a que un sistema ERP puede imponer su propia lógica en la estrategia, organización y procesos de la empresa, la decisión sobre el sistema debe ser la acertada. La empresa debe sentirse cómoda con la opinión del vendedor acerca de las mejores prácticas y su impacto en los procesos del negocio. Cada organización debe seleccionar e implementar un sistema que complemente sus fortalezas competitivas así como también ayudar a superar sus debilidades competitivas. Resulta muy importante determinar las necesidades críticas si se quiere identificar y apuntar a las características del sistema seleccionado.

Es también importante para la empresa chequear en detalle las referencias del vendedor. Cuando se contacte a las referencias, se debe averiguar sobre el rol que tiene la persona, qué parte del software usa directamente y si la persona estuvo involucrada en la implementación inicial.