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La gestión del tiempo

La gestión del tiempo

La capacidad de gestión del tiempo es la habilidad que se necesita para potenciar un negocio. Existen herramientas para cambiar la forma de organización y aprovechar el tiempo en aquellas cosas que realmente son importantes, olvidando el resto.

Pensá un momento del día a día. ¿Alguna vez aparecen algunos de estos pensamientos?

  • No puedo más, la discusión de hoy por este asunto me dejó completamente desgastado, quizá es hora de dejarlo.
  • Todos los días llego a mi casa a las 10 de la noche, casi sin ganas de cenar, para tirarme en el sofá, molesto para intentar desconectarme de mi negocio.
  • No tengo casi vida. De hecho, no recuerdo la última vez que pasé una tarde con mis hijos disfrutando solo de ellos. Ni me acuerdo. Siempre hay algo que hacer.
  • Hoy casi tengo una desgracia. Iba hablando por el celular mientras conducía, sin el manos libres y casi atropello a una pareja en una esquina. Solo por la urgencia. Por intentar llegar a todo.
  • Tengo lo que tengo. Y la presión me está agotando. A veces pienso que me gustaría tener menos clientes de los que tengo, o vender menos para poder vivir con más tranquilidad. Necesito un cambio en mi vida o al menos aprender cómo hacer un negocio con lo que tengo entre las manos.

Este es el discurso de una persona agobiada por su negocio ¿Suena cercano, ¿verdad?

Tener un negocio sale caro

  • Si sos dueño de un negocio, sabés que sale caro. Tan caro que a veces se piensa si realmente vale la pena.
  • Y es una lástima tener este pensamiento cuando nos gusta lo que se hace, cuando nos hace bien y cuando los clientes lo notan.
  • Sobre todo, es triste cuando con cambios en el CÓMO se hacen las cosas, la vida mejoraría, mucho.

Pero es difícil cambiar si no se sabe cómo hacerlo,  ni se tiene tiempo para evolucionar

Demostración de una espiral diabólica:

“Mi negocio me estresa, me agobia, no tengo tiempo para nada, ni para pensar en cómo cambiarlo. Como no lo pienso, no cambio, y como no cambio mi negocio sigue estresándome.”

Así día tras día, semana tras semana, mes tras mes. Hasta que llegue la jubilación (con suerte). ¿Este es el mejor plan para el futuro personal?

¿No sería mejor disfrutar del negocio, con tensión, pero sin agobios y mirar con ilusión al futuro? ¿Creciendo personal y profesionalmente a la vez que lo hace el negocio?

Tomar el control: este es el primer paso

  • Y no dejarlo para mañana. Empezar ahora, justo cuando termines de leer este artículo. Podés tomar un lápiz y un papel y comenzar a escribir sobre lo que se planteará. Es necesario enfocarse en lo realmente importante, priorizando tareas e identificando actividades clave.
  • El piloto de un avión, por ejemplo, no atiende a los pasajeros, no echa combustible, no enciende las luces de la pista. Todas esas son tareas importantes para el vuelo. Pero NO LAS HACE EL PILOTO. Si las hiciera el piloto, no existirían los viajes comerciales en avión.
  • Hay que tener en claro ser el piloto del negocio. No azafata, no el mecánico, tampoco el operario. Sólo el piloto. Empezar a actuar como un piloto.

Para tomar el control se necesita mejorar la productividad

Una forma sencilla y efectiva de saber cómo mejorar la productividad es responder a estas 7 preguntas con cada tarea que se lleve a cabo. Responder a estas preguntas, sobre todo en aquellas tareas que lleven más tiempo, te permitirá aplicar una metodología de mejora continua para optimizar los tiempos.

Pregunta 1: ¿Por qué hago lo que hago?

Sin dudas hay casos en que se está haciendo algo y se pregunta: “¿Para qué estoy haciendo esto?”  Y la respuesta siempre fue: “Porque lo hice siempre así”.

No es suficiente respuesta. Cada tarea tiene que servir para algo, tiene que tener una motivación propia, dado que, si no se conoce esa motivación, entonces se está perdiendo el tiempo.

Pregunta 2: ¿Qué problema se está solucionando?

Se debe tener perfectamente claro qué problema se está solucionando y para eso se deben plantear preguntas del tipo: ¿cuál es el problema real? ¿los clientes tienen dudas? ¿hay algo que no esté claro? ¿hay algo que funcionara antes y ahora no funciona?

Muchas veces se trabaja con problemas que no existen. Que son imaginados y que vienen de malentendidos en la comunicación.

“Es que Juan me dijo que Carlos le dijo que un cliente le había dicho que había un problema con un producto…”

Si no hay problema, no hay tarea. Tiempo ganado. Tan sencillo como esto.

Pregunta 3: ¿Sirve esto para algo?

Es muy sencillo confundir entusiasmo con utilidad. Es decir, se hace mucho, mucho, mucho. Sin saber si sirve para algo o es solo perder el tiempo. Si no sirve, no se hace. Punto.

Pregunta 4: ¿Se está aportando valor?

¿Se está logrando que los productos sean más apreciados por los clientes? ¿Se podrá acceder a algo que antes no se podía?

Hay que tener cuidado con la estimación del valor, dado que puede darse el caso que en lugar de aportar valor lo esté restando.

Pregunta 5: ¿Hay alguna forma más sencilla?

Siempre que se hace algo hay que preguntarse si hay alguna otra forma de hacer lo mismo más fácil.

Los problemas normalmente tienen soluciones simples (principio de la Navaja de Ockham) y habitualmente las personas son las que imaginamos que exigen soluciones difíciles.

Pregunta 6: ¿Qué se podría estar haciendo en lugar de esto?

O lo que se conoce como costo de oportunidad. ¿Qué se está perdiendo por estar haciendo esto?

Conocer el costo de oportunidad es vital cuando se tiene que marcar prioridades.

Pregunta 7 ¿Lo que se está haciendo vale realmente la pena?

¿Vale la pena que pasarse la noche trabajando o se puede terminar mañana? ¿Es realmente necesario perder los nervios? ¿De verdad es algo tan grave para que se convoque una reunión y sacar una hora de trabajo a los asistentes?

Esta reflexión tiene que ser honesta. Quizás no sea tan necesario como se cree y el cerebro está engañándonos para que se haga algo que, aunque aburrido o pesado, es fácil de hacer y no sirve para nada, más que para perder tiempo.

Priorizá con la Matriz de Eisenhower, el secreto para sacar tiempo para todo

Existe multitud de herramientas de software, basadas en la metodología GTD, para priorizar actividades y ganar tiempo.

Pero es una buena opción tomar lápiz y papel y hacer una lista de actividades, ordenar por prioridad y marcar una fecha límite para cada una de ellas. Nada más (y nada menos).

En una entrevista que se le hizo a Eisenhower, ex Presidente de Estados Unidos, le preguntaron acerca de cómo había priorizado entre las decisiones que había tenido que tomar mientras lideraba a los Aliados. A esta pregunta Eisenhower respondió dibujando un cuadrante con dos ejes: el primer eje se llamaba urgencia y el segundo se llamaba importancia. De esta forma dividía el eje de urgencia entre:

  • Tareas urgentes
  • Tareas no urgentes

E, igualmente, el eje de importancia se dividía entre:

  • Tareas importantes
  • Tareas no importantes

Todo se puede incluir en uno de los cuatro cuadrantes que quedan cuando se hace esta división, de forma que si algo es:

  1. Importante y urgente, se debe hacer inmediatamente
  2. Importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el momento apropiado.
  3. Urgente pero no importante, se debe delegar su realización a alguien.

Y claro, qué pasa con el cuarto cuadrante, el de las tareas no urgentes y no importantes. La respuesta de Eisenhower fue muy clara: “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”. Esto es lo que posteriormente ha pasado a la historia como la Matriz de Eisenhower.

Aprender a utilizar la Matriz de Eisenhower en modo usuario avanzado

Adicionalmente, y de cara a la gestión de la empresa se puede utilizar la matriz de Eisenhower numerando los cuadrantes para determinar la situación actual con respecto a hasta qué punto se está dirigiendo el negocio o simplemente se está apagando incendios.

De esta forma, cada cuadrante representa una serie de tareas:

Cuadrante 1: Urgente e Importante

Este cuadrante está dominado por:

  • Problemas apremiantes.
  • Proyectos con fechas que vencen.

Cuadrante 2: No urgente e Importante

Si se está en este cuadrante, se estaría en presencia de tareas de:

  • Prevención
  • Construcción de relaciones
  • Generación de nuevas oportunidades
  • Planificación

Cuadrante 3: Urgente, no importante

Donde la mayoría están, sin ser consciente de ello. Aquí se está dominado por:

  • Correo
  • Reuniones
  • Cuestiones inmediatas

Cuadrante 4: No urgente, no importante

Se trata de todo aquello que no vale para nada y además no es urgente.

Es importante que se sepa que el cuadrante 1 agota y domina. Nos ponemos en pie y nos vuelve a tumbar. Es muy probable que sea donde esté la mayoría ahora. En general se está en el cuadrante 1 y de vez en cuando se pasa al 4 para descansar. Te vas administrando crisis sobre crisis.

O puede ser peor y que se piense que se está en el cuadrante 1 y realmente estés en el cuadrante 3: reaccionando ante cosas urgentes pensando que son importantes. Pero no lo son. Solo son urgentes.

Si se quiere cambiar se debe salir de los cuadrantes 3 y 4 porque, urgentes o no, NO SON IMPORTANTES.

Adicionalmente, se debería reducir el tiempo en el cuadrante 1 para estar en el cuadrante 2 de la Matriz, porque NO se está orientando hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.

Un ejemplo de aplicación de este cuadrante es aligerar la carga de trabajo haciendo que el equipo, el contador y el propio dueño, trabajen con la misma información en tiempo real, lo cual es algo que permiten herramientas como el software de contabilidad y facturación de Sage.

La gestión del tiempo es vital para acumular el activo más valioso, y sin dudas se posee la capacidad de decidir sobre ella. No hay que dejar que otros lo hagan en tu lugar.

Fuente: sage.com/es-es/blog/

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